Wirtualne biura w Warszawie – czym są i czemu służą ?

Warszawa to nie tylko stolica Polski, ale też świetne miejsce, by ulokować siedzibę główną spółki z o.o. lub innego podmiotu gospodarczego. Jak tego dokonać ?

Warszawski adres siedziby spółki

Każda spółka, fundacja czy stowarzyszenie musi posiadać w KRS wpisany adres siedziby. Istnieje domniemanie poprawności tego adresu – mówi o tym artykuł 17  Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wynika stąd, iż siedziba spółki musi być typowym lokalem nadającym się na siedzibę, czyli lokal ten musi być czynny w godzinach pracy urzędów i poczty oraz ktoś w tym lokalu musi przebywać. Korespondencja, która wpływa do lokalu siedziby spółki uważana jest za doręczoną nawet gdyby nikt jej nie odebrał. Zakładając spółkę z o.o., czyli najpopularniejszą spółkę w Polsce, warto poświęcić parę chwil na zastanowienie, gdzie ulokować jej siedzibę. Do wyboru są opcję – adres domowy, sklep, magazyn, małe biuro, wirtualne biuro.

Siedziba spółki może być w dowolnym miejscu Polski. Może to być Warszawa, nawet jeśli wspólnicy czy zarząd spółki jest z innego rejonu kraju. Zresztą kapitał zagraniczny już od wczesnych lat 90-tych wybierał na swoje siedziby Warszawę.

Prym wiodły tutaj dwie lokalizacje – najpierw był to Służewiec Przemysłowy, gdzie powstało zbiorowisko niskich biurowców, zwane Mordorem. Miejsce to doczekało się nawet swojej definicji w Wikipedii, z której czytamy, iż jest tam ilość 83 biurowców.

W związku jednak z tak zwanym rynkiem pracownika, duże korporacje zaczęły wybierać na swoją siedzibę centrum Warszawy, czyli Śródmieście i początek dzielnicy Wola, gdyż są to lokalizacje, w których istnieją dwie linie metra a więc pracownicy korporacji mają znacznie lepszy dojazd z każdego miejsca Warszawy.

Jakie wirtualne biura dla małych spółek ?

Mała spółka z o.o. lub podobny do niej podmiot musi z jednej strony postawić na małe koszty prowadzenia swojej działalności czy obsługi siedziby a z drugiej strony liczy się pewność posiadanej siedziby, tak by adres nie zmieniał się latami. Dlatego właśnie adres sklepu czy magazynu nie jest najlepszy, by wpisywać go do KRS, gdyż te nieruchomości raz mogą być za małe a innym razem za drogie. Dla małych spółek najlepsze są wirtualne biura, które działają już bardzo długo i posiadają lokal kupiony na własność. Lokal taki musi być czynny, posiadać zaplecze techniczne, by odbyć w nim konferencję, spotkanie zarządu czy też posiedzenie wspólników spółki.

Skąd się wzięła nazwa „wirtualne biuro” ?

Nazwa bierze się zapewne z faktu, iż do biura takiego nie trzeba każdego dnia przychodzić.

Oczywiście wirtualne biura posiadają sale do spotkań czy posiedzeń, ale w obecnych czasach przedsiębiorca musi się skupić na prowadzeniu biznesu i bardzo często biznes ten prowadzony jest albo u klienta albo online. Dlatego bardzo dobrym rozwiązaniem jest to, że w ramach abonamentu na wirtualne biuro przebywają tam ciągle osoby obsługujące siedzibę spółki, odbierające całą korespondencję, informujące o korespondencji drogą e-mail lub także i SMS a nawet skanujące korespondencję do postaci plików PDF.